Tulisan ini merupakan bagian dari tugas akhir dalam Diklat Pembentukan Jabatan Fungsional Pranata Humas yang saya ikuti bulan Mei lalu. Tepatnya bagian yang saya susun, karena sebetulnya ini adalah tugas kelompok. Sayang saja jika tidak dipublikasikan, mengingat banyak pengetahuan baru yang saya dapatkan saat kegiatan observasi langsung ke Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kota Bekasi dan ketika mencari referensi terkait.

Saat berkunjung yang difasilitasi oleh Pusdiklat Kominfo, kami diterima oleh Kabag Humas Pemkot Bekasi Ibu Amsiyah, Subkoordinator Hubungan Dokumentasi Internal Ibu Diah Setiyawati, dan Staf Bagian Humas Pak Agung Septian Saputra.

Keterbukaan Informasi Publik

Dalam buku “Inovasi, Partisipasi, dan Good Governance: 20 Prakarsa Inovatif dan Partisipasi di Indonesia” Hetifah Sj. Sumarto menjelaskan bahwa hak terhadap informasi adalah bagian yang esensial dalam mekanisme partisipatori. Hal ini membuat setiap orang harus mendapatkan haknya untuk mendapat akses informasi dalam berbagai aspek kehidupan.

Pasal 28 F UUD 1945 menggarisbawahi bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Pasal ini menjadi penegasan bahwa hak untuk tahu merupakan hak konstitusional setiap warga negara Indonesia.

Panitera Mahkamah Konstitusi Muhidin dalam Kompetisi Peradilan Semu Konstitusi Piala Ketua MK 2019 Tingkat Regional Barat memaparkan bahwa salah satu prinsip dasar dalam negara demokrasi adalah diakui dan dijaminnya hak warga negara untuk mengetahui semua urusan yang berkaitan dengan pengelolaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Rakyat berhak mengetahui bagaimana kekuasaan negara dijalankan oleh para penyelenggara negara, sehingga keterbukaan informasi publik di negara demokrasi merupakan keniscayaan.

Pemenuhan hak publik atas informasi tersebut sekaligus merupakan pertanggungjawaban negara kepada publik, di mana publik telah memberikan kewenangan kepada negara melalui konstitusi. Keterbukaan dalam hal pengelolaan negara ini akan menjadi salah satu hal yang mendukung terwujudnya keadilan bagi seluruh warga negara.

Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID) berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Dengan keberadaan PPID maka diharapkan permohonan informasi publik bisa diakses lebih mudah dan tidak berbelit-belit, karena dilayani lewat satu pintu.

“Kita sebagai warga negara punya hak yang harus dipenuhi oleh pemerintah yaitu hak untuk tahu. Sebagai perwujudan dari hak untuk tahu itu maka muncullah  Undang-Undang KIP. Sebagai pengguna APBD ataupun APBN, Badan Publik wajib memberikan informasi kepada masyarakat terkait program dan kegiatannya. Itu harus disampaikan. Masyarakat harus tahu sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008. Dan aturannya diatur dalam Peraturan Komisi Informasi (Perki 1) Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik,” jelas Bu Diah.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 telah mengamanatkan dalam Pasal 2 ayat (3) bahwa setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. Undang-Undang tersebut mengkategorikan bahwa terdapat informasi publik yang bersifat terbuka dan dirahasiakan.

Keberadaan UU Nomor 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik dan kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan sederhana.

Informasi publik yang bersifat terbuka terdiri atas informasi yang diumumkan berkala (Pasal 9), diumumkan serta merta (Pasal 10), tersedia setiap saat (Pasal 11), dan berdasarkan permintaan (Pasal 22). Sedangkan informasi publik yang bersifat rahasia yaitu rahasia negara (Pasal 6 ayat (3) huruf A), rahasia pribadi (Pasal 6 ayat (3) huruf B), dan rahasia bisnis (Pasal 6 ayat (3) huruf C).

Adapun Pasal 4 Undang-Undang KIP mencantumkan bahwa setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan Undang-Undang. Setiap orang juga berhak melihat dan mengetahui Informasi Publik; menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh Informasi Publik; mendapatkan salinan Informasi Publik melalui permohonan sesuai dengan Undang Undang KIP; dan/atau menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan permintaan Informasi Publik dengan disertai alasan permintaan tersebut. Selain itu, setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh Informasi Publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 telah menunjuk Komisi Informasi Pusat (KIP) antara lain untuk menetapkan Standar Teknis Layanan Informasi Publik di lingkungan Badan Publik di Indonesia. Sejak tahun 2011, setiap tahun KIP melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik sebagai wujud pelaksanaan keterbukaan informasi.

Terdapat empat prinsip dasar dalam pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi yaitu efektif, akuntabel, partisipatif, dan berkelanjutan. Pada tahun 2016 diterbitkan Peraturan Komisi Informasi Nomor 5 tahun 2016 tentang Metode dan Teknik Evaluasi Keterbukaan Informasi Badan Publik yang antara lain memuat pemeringkatan terhadap Badan Publik yang terlibat dalam monitoring dan evaluasi.

Hasil dari monitoring dan evaluasi ini terbagi menjadi beberapa level yaitu informatif, menuju informatif, cukup informatif, kurang informatif, dan tidak informatif. Badan Publik dengan total nilai 97-100 berarti memperoleh peringkat informatif, nilai 80-96 mendapatkan peringkat menuju informatif, nilai 60-79 adalah cukup informatif, nilai 40-59 mendapat peringkat kurang informatif, dan yang nilainya di bawah 40 termasuk kategori tidak informatif.

Struktur PPID Kota Bekasi

PPID Kota Bekasi telah meraih predikat Badan Publik Informatif empat kali berturut-turut dalam ajang Anugerah Keterbukaan Informasi Publik Tingkat Provinsi Jawa Barat, tepatnya sejak tahun 2019 sampai dengan 2022. Artinya, PPID Kota Bekasi secara konsisten sudah secara proaktif menyediakan informasi publik secara akurat dan benar, serta memiliki inovasi dalam penyediaan informasi publik. Laporan Kepuasan Masyarakat terhadap PPID Kota Bekasi pun menunjukkan bahwa lebih dari setengah responden yang dilayani menyatakan rasa puas. PPID Kota Bekasi pun mengikuti ajang penghargaan seperti Anugerah Humas dan berhasil masuk dalam nominasi.

PPID Pemerintah Kota Bekasi dari segi struktur memiliki perbedaan dengan penugasan PPID pada pemerintah daerah lain. Pada pemerintah daerah lain PPID umumnya berada di Dinas Kominfo, sedangkan di Pemerintah Kota Bekasi PPID berada di Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) yang menginduk ke Sekretariat Daerah. Struktur yang terpisah ini tidak menjadi kendala dalam pelaksanaan tugas PPID. 

“Perlu saya jelaskan bawa di Peraturan Wali Kota Bekasi Tahun 2017 tadinya PPID di Diskominfo. Tapi dengan munculnya Peraturan Wali Kota Bekasi Tahun 2018 maka diboyonglah PPID ini ke Bagian Humas Setda Bekasi. Oleh karena itu Kabag Humas sebagai PPID utama Kota Bekasi yang membawahi 46 PPID Pembantu atau Pelaksana di Kota Bekasi,” kata Bu Diah.

Bagian Humas melaksanakan tugas teknis dan administratif dalam penanganan hubungan masyarakat di Pemerintah Kota Bekasi. Bagian Humas di Pemerintah Kota Bekasi mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan sebagian urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah di bidang Humas yang meliputi Publikasi Eksternal, Hubungan Dokumentasi Internal, serta Fasilitasi Hubungan Media dan Kunjungan Daerah. 

Setiap permohonan informasi yang diajukan di lingkungan Pemerintah Kota Bekasi dengan menggunakan dasar UU KIP atau ditujukan kepada PPID Utama akan dilayani dengan prosedur layanan informasi PPID. Permohonan informasi yang ditujukan kepada PPID Utama Kota Bekasi akan diterima oleh Petugas PPID lalu diteruskan kepada PPID Pembantu yang dituju untuk selanjutnya ditanggapi kepada Pemohon apabila telah diterima tanggapan dari PPID Pembantu. 

Guna memperlancar pelayanan informasi publik, setiap PPID Utama dan PPID Pembantu menyediakan ruang/loket/meja layanan informasi yang dilengkapi dengan perangkat pendukung layanan antara lain pesawat telepon, komputer untuk petugas layanan dan pengunjung, serta kursi tunggu. Pemohon yang ingin menyampaikan permintaan informasi secara langsung dapat mendatangi ruang/loket/meja layanan informasi tersebut. 

Inovasi PPID Kota Bekasi

Dalam mencapai keterbukaan informasi yang baik, PPID Kota Bekasi juga menerapkan penggunaan aplikasi web SIP PPID dari Kementerian Dalam Negeri yang disebut sebagai e-public. SIP PPID atau e-public merupakan aplikasi pengelolaan dan pelayanan informasi untuk PPID yang dikembangkan sesuai Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

e-public dirancang dengan platform hybrid – daring dan luring, yang terintegrasi antara PPID Pembantu dan PPID Utama dalam sebuah entitas Badan Publik. Dalam aplikasi PPID ini terdapat beberapa fitur dengan fungsi yang berbeda, di antaranya Daftar Informasi Publik (DIP), Permohonan Informasi, Laporan Pelayanan, dan Manajemen Pengguna.

Pemerintah Kota Bekasi pun menyadari pentingnya peran media sosial dalam penyebaran informasi publik. Oleh karena itu, Pemerintah Kota Bekasi memiliki akun-akun resmi di berbagai platform media sosial sebagai saluran komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat secara cepat, transparan, dan mudah diakses. Media sosial ini di antaranya @humaskotabekasi (Instagram), @humasbekasikota (Twitter), Humas Kota Bekasi (Facebook), dan Humas Kota Bekasi (YouTube).

“Di antara penduduk kota Bekasi banyak yang sebetulnya bukan orang asli Bekasi, dan usianya banyak yang 40 tahun ke atas. Jadi tidak semuanya menggunakan media sosial. Maka kita pilih-pilih, kalau untuk umur sekian kita bisa pakai medsos YouTube, Twitter, Facebook, tapi kalau untuk usia tertentu masih lebih efektif lewat radio. Termasuk bagi mereka yang sering dalam perjalanan. itu kan saya bisa tidak sengaja, bisa sambil nyetir sambil dengar radio oh ternyata ada informasi. Ini justru didapatkan dari radio. Termasuk juga seperti baliho, spanduk, efektif juga di situ.

Lagi-lagi sesuai dengan kebutuhan harus kita kelompokkan dan event-nya itu apa. Apakah event ini hanya untuk lokal atau setempat, contohnya kemarin gerak jalan santai dilaksanakan bersama Pak Tri (Plt. Wali Kota), ada kegiatannya dilakukan di tiap kecamatan. Maka publikasinya harus dibedakan dengan yang bersama gubernur hari Minggu, acara Bucinfest atau Nikah Massal. Ini adalah publikasi yang jenisnya harus kita sampaikan sambil kita pilah-pilah tadi. Diskominfo yang akan mempublikasikan kepada masyarakat,” terang Bu Diah.

Dalam menjawab tantangan dan hambatan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan informasi publik, PPID Pemerintah Kota Bekasi. melakukan beberapa hal sebagai berikut:

1.   Penyediaan Infrastruktur dan Sistem Informasi: 

PPID Pemerintah Kota Bekasi melakukan investasi dalam pengembangan infrastruktur dan sistem informasi yang memadai. Ini mencakup penyediaan perangkat keras dan lunak yang diperlukan untuk mengelola dan menyimpan informasi secara efisien serta memfasilitasi akses publik terhadap informasi tersebut.

2. Pengembangan Website dan Portal Informasi Publik

PPID Pemerintah Kota Bekasi mengoperasikan website dan portal informasi publik yang menyediakan akses mudah dan transparan terhadap informasi yang dimiliki pemerintah. Ini mencakup peraturan-peraturan, laporan keuangan, program dan kegiatan pemerintah, serta mekanisme permohonan informasi.

“Dalam hal penyebarluasan informasi kita sudah mengeluarkan 1.205 press release. Tahun 2022 kita rekap dalam setahun, 377 media online menayangkan, 7644 kerja sama media cetak, 122 media skala nasional, 6 media skala Jawa Barat, 5 media skala Jabodetabek, 15 media skala Bekasi. Penyebarluasannya melalui talk show bekerja sama dengan Radio Dakta 25 kali. Insya Allah tahun ini sedang dibangun ruang podcast. Kalau selama ini kita podcast bekerja sama dengan Radio Dakta, Radio Elgangga. Selain itu juga kita gunakan media luar ruangan. Dan media sosial yang kita punya adalah Instagram, Facebook, Twitter, TikTok, YouTube yang jumlah followers-nya juga sudah lumayan banyak meskipun bukan seperti YouTuber-YouTuber,” ungkap Bu Amsiyah.

3.   Peningkatan Layanan Informasi Publik

PPID Pemerintah Kota Bekasi berkomitmen untuk meningkatkan layanan informasi publik dengan menyediakan mekanisme permohonan informasi yang mudah diakses dan responsif. Ini termasuk waktu respons yang cepat terhadap permohonan, memberikan informasi yang komprehensif dan akurat, serta memberikan pelayanan yang ramah dan profesional kepada pemohon.

4.   Monitoring dan Evaluasi

PPID Pemerintah Kota Bekasi melakukan monitoring dan evaluasi (monev)secara teratur terhadap kinerja pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan informasi publik oleh PPID Pembantu. Hal ini dilakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang berlaku serta mengidentifikasi area-area perbaikan yang perlu ditingkatkan. Selain itu, monev juga bertujuan untuk mempersiapkan PPID Pembantu apabila sewaktu-waktu dilaksanakan uji petik oleh Komisi Informasi dalam rangka monev PPID.

Monev ini belum banyak dilakukan oleh pemerintah daerah lainnya di Indonesia, sehingga merupakan inovasi tersendiri dari PPID Pemerintah Kota Bekasi. Pelaksanaannya pun tanpa penganggaran secara khusus, mengingat anggaran untuk PPID Pemerintah Kota Bekasi  hanya sekitar Rp100 juta. Beberapa PPID Pembantu yang mendapatkan nilai terbaik dalam monev akan mendapatkan penghargaan sebagai apresiasi dari PPID Pemerintah Kota Bekasi.

5.   Peningkatan Kesadaran dan Pelatihan

PPID Pemerintah Kota Bekasi mengadakan program pelatihan dan sosialisasi kepada staf terkait pengelolaan informasi dan dokumentasi. Ini termasuk pemahaman tentang pentingnya transparansi, prinsip Keterbukaan Informasi Publik, serta prosedur dan tata kelola yang baik dalam manajemen informasi.

6.   Koordinasi dengan PPID Pembantu

Koordinasi dengan PPID Pembantu dilakukan melalui grup WhatsApp, dengan pertemuan langsung secara berkala.

“Di setiap OPD kita punya sub-sub admin PPID, tapi dia tidak berfungsi hanya sebagai PPID saja. Fungsi PPID yang ada di OPD-OPD itu kerjanya luas. Dia juga mengelola medsos, memberikan berita, klarifikasi, ya semuanya yang berhubungan dengan kehumasan. Kita punya admin-admin di seluruh PPID, kita punya sekitar 46 OPD.

Kami juga melakukan penguatan-penguatan dan pelatihan agar mereka tahu bagaimana caranya menangani  medsos, menjalin hubungan dengan media, serta bagaimana caranya menjawab permintaan-permintaan dari masyarakat dan juga dari media,” jelas Bu Amsiyah.

7.   Pembuatan Buku Saku PPID

PPID Pemerintah Kota Bekasi saat ini sedang menyusun Buku Saku PPID. Buku Saku ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi PPID Pembantu di Kota Bekasi sendiri, Badan Publik yang sedang mempersiapkan pembentukan PPID, bahkan PPID daerah lain. Sebab, keterbukaan informasi publik yang didukung oleh mekanisme PPID merupakan hal yang wajib dan niscaya pada masa sekarang, terlebih bagi Badan Publik yang menggunakan dana APBN ataupun APBD berapa pun besarnya.

Hal ini berarti bahwa PPID Pemerintah Kota Bekasi tidak sekadar menjalankan tugas secara rutin, tetapi juga memiliki kesadaran yang tinggi mengenai pentingnya keterbukaan informasi dan ingin mendorong agar Badan Publik lainnya juga dapat melaksanakan pengelolaan PPID dengan mudah.

Penanganan Sengketa

Pengelolaan PPID seringkali tak lepas dari sengketa, apalagi jika ada pihak yang merasa kurang puas. PPID Kota Bekasi memiliki tips tersendiri dalam menghadapinya.

“Strategi kami dalam menangani sidang sengketa biasanya melihat dulu kasusnya. Terkadang kami memang melewatkan sesuatu. Ada informasi yang memang tidak bisa kita kasih karena masih berada dalam pemeriksaan. Ada juga yang sudah selesai, tapi menurut undang-undang memang harus ditutup. Misalnya Peraturan Kementerian Keuangan mengatur bahwa dokumen tertentu tidak bisa dibuka. Tapi dengan perjalanannya ternyata undang-undang itu sudah diganti, dan sesuai dengan PerKI Nomor 1 Tahun 2021 tentang SLIP dokumen ini memang harus dibuka. Itu yang kita masih banyak missed-nya. 

Tapi apabila terjadi, oleh Komisi Informasi difasilitasi dengan mediasi terlebih dahulu. Tapi kalau memang kita mau fight lagi karena kita punya aturan maka nanti akan dilanjutkan secara Ajudikasi sampai diputuskan oleh Komisi Informasi apakah dibuka atau tidak. Karena kita kan punya Daftar Informasi yang Dikecualikan, yang dikuatkan oleh SK Walikota dan menjadi dasar apakah informasi itu boleh dibuka atau tidak. Kita fight-nya di situ. Kalau Komisi Informasi menyatakan bahwa daftar itu harus dibuka maka daftar informasi yang dikecualikan itu digugurkan dan kita harus uji konsekuensi lagi terhadap daftar ini dengan melihat undang-undang yang lain,” jelas Pak Agung.